การส่งคืนสินค้า คือ เมื่อผู้ขายส่งสินค้าให้ผู้ซื้อ ผู้ซื้อจะตรวจสอบทั้งด้านคุณภาพและปริมาณว่าตรงกับที่สั่งซื้อไปหรือไม่ หากพบว่าสินค้าที่ส่งมาเกิดชำรุดเสียหาย ปริมาณ หรือคุณภาพไม่ตรงตามที่สั่งซื้อไป ผู้ซื้อจะแจ้งให้ผู้ขายทราบ ซึ่งในทางปฏิบัติเกี่ยวกับการส่งคืนขึ้นอยู่กับผู้ซื้อและผู้ขายจะเลือกปฏิบัติวิธีใด ดังนี้
1. ผู้ขายอาจส่งสินค้าใหม่มาเปลี่ยนแทนให้ กรณีนี้จะไม่มีผลต่อการบันทึกบัญชีด้านผู้ซื้อ
2. ผู้ซื้ออาจส่งคืนสินค้าที่ชำรุดเสียหาย หรือไม่ตรงตามต้องการให้ผู้ขาย โดย ผู้ขายไม่ต้องส่งสินค้าใหม่มาเปลี่ยนแทนให้ เพียงแต่ผู้ขายจะต้องลดราคาสำหรับสินค้าที่ส่งคืนให้แก่ผู้ซื้อ ในกรณีที่ซื้อขายกันเป็นเงินเชื่อก็ลดหนี้ให้ผู้ซื้อ กรณีซื้อขายกันเป็นเงินสด ก็คืนเงินสดให้ผู้ซื้อตามจำนวนที่ส่งคืน
3. ผู้ขายและผู้ซื้อทำความตกลงกัน โดยให้ผู้ซื้อรับสินค้าไว้และผู้ขายจะลดราคาสินค้าให้ เนื่องจากการส่งคืนสินค้า หรือการให้ส่วนลดในกรณีนี้จะทำให้ยอดซื้อและยอดหนี้สินของผู้ซื้อลดลง ดังนั้น จึงต้องบันทึกบัญชี โดยผู้ซื้อจะต้องบันทึกการลดยอดหนี้หรือรับเงินสดคืนมา โดยใช้ชื่อบัญชีว่า “ส่งคืนและส่วนลด” (Purchase Return and Allowance) และในการบันทึกบัญชีนั้นจะต้องมีเอกสารหลักฐานประกอบรายการที่เกิดขึ้นคือ ใบลดหนี้ สามารถทำได้ 2 ลักษณะ คือ
1) ผู้ขายเป็นคนจัดทำเอกสารเพื่อลดหนี้ให้แก่ผู้ซื้อเรียกใบลดหนี้ ว่า “Credit Note”
2) ผู้ซื้อเป็นคนจัดทำเอกสารเพื่อขอลดหนี้จากผู้ขายเรียกใบลดหนี้ ว่า “Debit Note”
